RFP(Request for Proposal)란?

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RFP(Request for Proposal)란?

RFP는 Request for Proposal의 약어로 제안 요청서라고도 불리며, 프로젝트를 수행할 업체를 선택하기 전에 요구사항을 정리하여 후보 업체들에게 제출하는 문서입니다. RFP는 프로젝트에 대한 자세한 내용을 담고 있으며, 주제, 목적, 목표, 운영 방안, 기대 효과 등이 포함됩니다.

 

RFP는 프로젝트의 성공에 매우 중요한 역할을 하는 문서로, RFP를 작성하거나 읽을 때는 정확하고 철저한 확인과 질문 그리고 원활한 소통이 필요합니다. 또한 프로젝트나 구매 과정에서 효과적인 공정성과 투명성을 유지하기 위해서도 중요하기 때문에, 명확하고 구체적인 요구사항을 포함한 제안서를 작성하고 제출할 수 있도록 지침을 정확히 제공해야만 제안자들이 프로젝트에 대한 이해도를 높일 수 있고 제안을 보다 디테일하게 구성할 수 있습니다.

 

RFP를 작성하는 방법

1. 목적과 요구사항 명확히 정의하기: RFP의 핵심은 상대방이 RFP를 보고 업무의 성격과 목적을 명확하게 이해할 수 있도록 작성하는 것입니다. 따라서, RFP는 일목요연하게 작성되어야 하며 프로젝트의 대략적인 내용, 입찰 규정, 낙찰자 선정 기준, 목표, 목적, 기간, 기대성과 등이 모두 포함되어야 합니다.

 

2. 사전 정보 요청(RFI) 또는 제안 견적 요청(RFQ)* 활용하기: RFP를 작성하기 전에 후보 업체들의 기본 정보와 견적을 취합하기 위해 RFI나 RFQ를 활용할 수 있습니다. 이를 통해 RFP를 보낼 업체를 선별하고, 요구사항을 더욱 구체화할 수 있습니다.

 

*RFQ는 '견적 요청서'로 알려진 'Request For Quotation'의 준말입니다. RFQ는 특정 제품이나 서비스를 구매하고자 할 때, 공급 업체들에게 가격과 결제 조건을 요청하는 문서입니다. 일반적으로 RFQ는 RFP와 함께 사용되거나, RFP를 작성하기 전에 RFI를 통해 사전 선별된 업체들에게 전송됩니다. RFQ는 제안서의 내용이 얼마나 좋더라도 예산보다 지나치게 높은 견적을 제시하면 프로젝트 진행이 어려울 수 있기 때문에 필수적인 문서입니다.

 

3. 목차와 구성 결정하기: RFP 문서의 목차와 구성을 결정해야 합니다. 일반적으로는 소개, 프로젝트 개요, 요구사항 및 명세, 계약 조건, 제안서 작성 가이드라인, 평가 기준, 일정 등의 섹션으로 구성되며 이를 통해 문서의 일관성과 구조를 유지할 수 있습니다.

 

4. 명확하고 간결하게 작성하기: RFP는 명확하고 간결한 언어로 작성되어야 합니다. 용어나 약어의 사용은 통일되고 이해하기 쉽도록 해야 하며 불필요한 세부사항은 제거하고, 핵심 내용에 집중해야 합니다.

 

5. 제안서 평가 기준 포함하기: RFP에는 제안서 평가 기준을 명시해야 합니다. 제안서를 평가하고 선택하는 기준을 명확하게 제시하여 후보 업체들이 어떤 요소를 고려해야 하는지를 이해할 수 있도록 해야 합니다.

 

6. 제안서 검토 및 선정 과정: RFP를 보낸 후에는 후보 업체들의 제안서를 검토하고, 필요한 경우 PT(Practical Test)나 인터뷰를 통해 최종 업체를 선정하며 이때, RFP에 기재한 기준을 토대로 적합한 업체를 선택해야 합니다.

 

 

RFP에 효과적인 질문

- 능력과 가치를 평가할 수 있는 질문

업체들이 프로젝트의 문제점과 목표를 이해하고 적절한 해결책과 방법론을 제시하며 성과와 효과를 측정하고 위험과 문제를 관리할 수 있는지를 확인하는 데 도움을 줍니다.

 

- 차별화와 혁신을 유도하는 질문

업체들이 다른 경쟁 업체들과 비교하여 어떤 장점과 특징을 가지고 있는지 그리고 새롭고 창의적인 아이디어나 제안을 할 수 있는지를 확인하는 데 도움을 줍니다.

 

- 협력과 소통을 강화하는 질문

업체들이 프로젝트를 수행하는 동안 어떻게 의사소통하고 협력할 것인지 그리고 고객의 요구사항이나 피드백에 어떻게 반응하고 대응할 것인지를 확인하는 데 도움을 줍니다.

 

RFP 작성 시 주의해야 할 점

- 목적과 요구사항의 명확한 정의: RFP 작성 전에 프로젝트의 목적과 요구사항을 명확하게 정의해야 합니다. 이는 업체들에게 제안서를 제출할 때 어떤 내용을 포함해야 하는지 이해시키고, 일관된 제안을 받을 수 있도록 도와줍니다.

 

- 구체적이고 명확한 질문과 요청사항: RFP에 포함되는 질문과 요청사항은 구체적이고 명확해야 합니다. 모호하거나 다의성을 포함하는 질문은 업체들이 올바른 정보를 제공하기 어렵게 만들 수 있기 때문에 질문과 요청사항을 명확하게 작성하여 정확한 답변을 받을 수 있도록 해야 합니다.

 

- 일관성 있는 형식과 구조: RFP는 일관성 있는 형식과 구조를 갖추어야 합니다. 일관성 있는 구성은 업체들에게 RFP를 읽고 이해하기 쉽게 도와주며 제안서 작성 시 더 효율적인 응답을 가능하게 합니다. 목차, 섹션 구분, 글꼴, 서식 등의 일관성을 유지하는 것이 중요합니다.

 

- 중요한 세부사항과 기한의 명시: RFP에는 중요한 세부사항과 제안서 제출 기한 등의 핵심 정보가 명시되어야 합니다. 업체들은 필요한 정보를 파악하고 적절한 기한 내에 제안서를 제출할 수 있도록 해야 합니다. 또한, 질문 접수나 제안서 수정에 대한 기한과 절차도 명확하게 안내되어야 합니다.

 

- 공정하고 투명한 절차 보장: RFP 작성 시 공정하고 투명한 절차를 보장해야 합니다. 제안서 접수와 검토, 평가, 협상 등의 절차가 명확하게 정의되고 엄격하게 준수되어야 합니다. 또한, 업체들에게 질문 제출 및 답변 공유, 변경 사항 알림 등의 프로세스를 명확히 안내해야 합니다.

 

- 적절한 정보 제공: RFP 작성 시 업체들이 제안서를 작성할 때 필요한 정보를 적절하게 제공해야 합니다. 이는 업체들이 프로젝트에 대한 이해도를 높이고, 제안서를 구체적으로 작성할 수 있도록 돕습니다. 필요한 배경 정보, 프로젝트 범위, 제안서 형식 등을 명시적으로 포함해야 합니다.

 

- 제안서 평가 기준의 명시: RFP에는 제안서 평가 기준이 명시되어야 합니다. 업체들은 평가 기준에 따라 자신들의 제안서를 구성할 수 있어야 합니다. 이는 공정성과 투명성을 유지하며, 업체들의 제안서를 비교하고 평가할 수 있는 기준을 제공합니다.

 

- 문서 검토와 수정 단계: RFP 작성 후에는 문서를 검토하고 수정하는 단계를 거쳐야 합니다. 이는 문법적 오류, 불명확한 내용, 부적합한 요청사항 등을 확인하고 수정할 수 있는 기회를 제공합니다. 검토는 다른 사람들에게서 피드백을 받거나, 전문가의 도움을 받는 것이 도움이 될 수 있습니다.